各二级单位：
根据学校《档案管理办法》（校行发[2002]9号）等有关文件精神，现就2023年档案移交工作通知如下：
一、归档制度
继续贯彻实施教育部《高等学校档案管理办法》规定的“档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度”，由各二级单位立卷归档。
二、归档内容及期限
（一）2022年度形成的属于归档范围的各类文书综合、教学学籍档案等材料，于2023年5月底前向档案馆移交归档。
1、2022年度形成的OA系统外纸质工作文件、材料等（注：OA系统电子公文已通过系统实现自动归档）。
2、2022年度形成的反映本单位重大事件的影像文件（使用光盘或磁盘等载体移交）。
3、2022年度各类型学生毕业学籍档案(主要为成绩单、毕业生花名册、毕业生合影、研究生学位答辩材料等)。
4、2022年度各类型学生入学学籍档案（主要包括学生入学基本信息登记表、新生注册名单、新生录取花名册、招生简章、招生政策文件等）。
5、各部门获省部级及以上的奖状、奖牌、奖杯、证书、锦旗等以及与外单位公务交流中获赠的具有保存价值的实物。
（二）2023年度生成的科技档案。
1、科研、设备档案在项目完成后2个月内归档。
2、基建档案在项目完成后3个月内归档。
（三）会计专门档案
按《会计档案管理办法》规定，会计档案在会计年度终了后，由财务处保管一年，期满后于次年5月底前归档。
（四）2022年前遗留的各类档案材料，请务必在2023年6月20日前全部进行补充移交。
三、归档要求
（一）规范整理
1、2022年度形成党群、行政类文书档案按照《湖南师范大学文件材料归档方法改革方案》、《湖南师范大学归档文件整理规范》实行 “按件归档”。（注：本类档案所涉及具体部门见附件2）
2、2022年度以前形成的党群、行政类文书档案仍按原有业务规范实行“立卷归档”。
3、党群、行政类文书档案外其他门类档案仍按原有业务规范实行“立卷归档”。
4、所有移交档案必须进行规范整理，并将目录录入档案馆档案管理系统。整理不规范、不完整的档案不予接收。
5、不属于归档范围的有关材料，作为备查材料由各单位自行保存。
（二）集中移交
为了保证档案材料的齐全完整和接收工作的有序进行，同类档案整理好后集中一性次移交，原则上不接受多批次移交。
移交手续
兼职档案员填写《档案材料归档交接单》，经本单位分管档案工作领导审核后加盖单位公章，向档案馆移交。
四、日程安排
各单位档案移交时间见通知附件。如需要上门指导，请提前预约，联系电话：88872173（彭老师、赵老师）
五、归档督查
对逾期不移交档案的单位，档案馆将向其发放《催档函》，并将相关情况上报学校。
档案馆
2023年4月10日
