各二级单位：
根据学校《档案管理办法》（校行发[2002]9号）等有关文件精神，现就2021年档案移交工作通知如下：
一、归档制度
继续贯彻实施教育部《高等学校档案管理办法》规定的“档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度”，由各二级单位立卷归档。
二、归档内容及期限
（一）2020年内形成的属于归档范围的各类文书综合档案材料，于2021年5月底前向档案馆移交归档。
1、2020年形成的纸质工作文件、材料等。
2、2020年形成的反映本单位重大事件的影像文件（注：可以光盘、磁盘等载体移交，也可直接在档案系统中上传移交电子文件）。
3、2020年在学校OA系统已办结的具有凭证查考价值的公文（注：鉴于电子档案的认证工作还没有完成，本类档案仍需打印成纸质材料，经各单位档案主管领导签名并加印单位公章后移交）。
4、各部门集体和个人获省部级及以上的奖状、奖牌、奖杯、证书、锦旗等以及与外单位公务交流中获赠的具有保存价值的实物。
（二）2020年以前遗留的文书综合档案材料，请务必在2021年6月底前全部进行补充移交。2021年将实行“卷改件”档案整理制度改革，届时不再进行遗留档案接收工作。
（三）2021年内生成的科研及专业档案。
1、科研、设备档案在项目完成后2个月内归档。
2、基建档案在项目完成后3个月内归档。
3、统招本科生学籍档案于学生毕业年度9月底前移交，其他类型学生学籍学籍档案于学生毕业次年4月底前移交。
4、按《会计档案管理办法》规定，会计档案在会计年度终了后，由财务处保管一年，期满后于次年5月底前归档。
三、归档要求
1、规范整理。根据学校有关档案业务规范进行立卷整理，并将目录录入档案馆档案管理系统。整理不规范、不完整的档案不予接收。不属于归档范围的有关材料，作为备查材料由各单位自行保存。
2、集中移交。为了保证档案材料的齐全完整和接收工作的有序进行，请各单位整理好档案后集中一性次移交，原则上不接受多批次移交。
3、移交手续。兼职档案员填写《档案材料归档交接单》，经本单位分管领导审核后加盖单位公章，向档案馆移交。
四、日程安排
各单位档案移交时间见通知附件。如需要上门指导，请提前预约，联系电话：88872173（彭老师、赵老师）
五、归档督查
对逾期不移交档案的单位，档案馆将向其发放《催档函》，并报学校限期整改。
通知附件：2021年湖南师范大学各立卷单位档案移交时间表(定稿).xlsx
档案馆
2021年4月19日
